既然要分析一项事情，就存在三个要素，一是目标，也可以讲标准或要达到的目标，二是现状，即目前的情况如何，要找出离目标的差距，三是原因，既然现状和目标有差距，就肯定有其原因。有了以上三要素，再加上为达到目标所需的对策，一份不错的分析报告就这样出炉了。

明确目标：如经营分析，年初应制定过年度预算，其中包含营业额、利润等各种指标，这就是目标。再比如，设备故障分析，设备的设计性能、运转率就是目标。这们所有的工作，都是为了达到目标而进行的。

现状：对现状要进行把握，要准确，比如说目前的营业额达到了多少，利润是多少，设备故障次数是多少，都是什么类型的故障，只有对现状把握准确了，才能进行有效的分析。

原因：找出了差距，寻找原因是最为关键的，也是最困难的。分析者的水平差异也就是在这里体现了出来。分析问题要全面，要从人、财、物、设备、时间、方法、地理位置、环境等全方位的进行分析，在国际上也流行“4M1E”，4M：man-人,machine-机器,material-材料,method-方法，1E：Environment)。如果能结何图形、图表进行分析说明就更好了，如：鱼刺图，柱状图、折线图、饼分图等